Odporúčame Vám pozorne sa oboznámiť s týmito zásadami spracúvania osobných údajov, ktorými sa riadime pri spracúvaní Vašich osobných údajov poskytnutých v súvislosti s návštevou webu www.base4work.com (ďalej „Web“), Vaším členstvom, návštevou a využívaním priestorov v rámci konceptu Base v Jurkovičovej Teplárni na adrese Bottova 1, 811 09 Bratislava (ďalej „Priestory Base“ ) prevádzkovaných spoločnosťou base4work s.r.o., IČO: 51 654 768, so sídlom: Digital Park II, Einsteinova 25, 851 01 Bratislava (ďalej „Spoločnosť base4work“) a využívaním služieb poskytovaných Spoločnosťou base4work vo forme poskytovania priestorov centra servisovaných kancelárií, doplnkových služieb a služieb súvisiacich s organizáciou eventov a workshopov v priestoroch Jurkovičovej Teplárne („Služby“). Vaše súkromie je pre nás dôležité, preto sa snažíme o zabezpečenie vysokej úrovne ochrany Vašich osobných údajov a transparentnosti ich spracúvania v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016, o ochrane osobných údajov ktorým sa zrušuje smernica 95/45/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
V tomto dokumente nájdete všetky potrebné informácie o tom, ako Vaše osobné údaje spracúvame, na aké účely, aké práva v súvislosti s ich spracúvaním máte, a ako si tieto práva môžete uplatniť.
- Úvodné informácie k spracúvaniu Vašich osobných údajov
Spoločnosť base4work spoločne so spoločnosťou Penta Real Estate, s.r.o., so sídlom Digital Park II, Einsteinova 25, Bratislava - mestská časť Petržalka 851 01, IČO: 51 284 502, („PRE“) má postavenie spoločných prevádzkovateľov v zmysle právnych predpisov upravujúcich ochranu osobných údajov, t.j. majú postavenie subjektov, ktoré spoločne určujú účely a prostriedky spracúvania Vašich osobných údajov („Spoloční prevádzkovatelia“). Spoloční prevádzkovatelia uzavreli v zmysle čl. 26 GDPR dohodu, ktorou si medzi sebou transparentne stanovili zodpovednosť za plnenie jednotlivých povinností vyplývajúcich z GDPR. Podstatné časti tejto dohody vám môžeme sprístupniť na požiadanie. Spoloční prevádzkovatelia neurčili zodpovednú osobu na ochranu osobných údajov podľa čl. 37 GDPR. V prípade otázok alebo uplatňovania vašich práv nás kontaktujte na info@base4work.sk.
Tento dokument popisuje, ako spracúvame Vaše osobné údaje, ktoré získavame v súvislosti s návštevou Webu, Vaším členstvom, návštevou a využívaním Priestorov Base a využívaním Služieb.
Vaše osobné údaje spracúvame najmä na účely Služieb a plnenia obsahu zmluvných vzťahov, marketingovej komunikácie a prevádzky Webu. Podrobnejšie informácie o jednotlivých účeloch, kategóriách spracúvaných osobných údajov, resp. rozsahu spracúvania, právnych základoch, dobe uchovávania Vašich údajov, ako aj o Vašich právach nájdete v ďalších častiach týchto zásad.
Vaše osobné údaje získavame priamo od vás, a to najmä pri uzatváraní a plnení zmluvy o poskytovaní Služieb; prostredníctvom formulára na Webe, telefonicky, e-mailom alebo osobne, najmä ak prejavíte záujem o naše služby alebo nás kontaktujete so žiadosťou o informácie alebo dopytom, v súvislosti s vašou registráciou a využívaním mobilných aplikácií popísaných v týchto zásadách nižšie, prostredníctvom kamerového systému, umiestneného v Priestoroch Base za účelom ochrany osôb a majetku. Osobné údaje o zamestnancoch a zástupcoch klientov získavame spravidla od ich zamestnávateľa alebo subjektu, ktorý ich poveril využívaním našich Služieb. Vaše údaje nezískavame od tretích osôb.
V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s procesom a podmienkami spracúvania Vašich osobných údajov nás neváhajte kontaktovať spôsobom uvedeným v týchto zásadách v bode 6.
- Základné podmienky spracúvania Vašich osobných údajov
| Účel spracúvania | Kategórie/rozsah spracúvaných osobných údajov | Dotknuté osoby | Právny základ | Doba uchovávania |
| Poskytovanie Služieb, administrácia členstva, rezervácie a fakturácia | Meno, priezvisko, e-mail, telefón, údaje o rezerváciách, fakturačné údaje, história členstva | Klienti (FO), zástupcovia klientov (len v rozsahu potrebnom na fakturáciu a komunikáciu) | Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), zákonná povinnosť (účtovníctvo) | Počas trvania zmluvy + max. 10 rokov (len údaje potrebné na fakturáciu a preukázanie plnenia zmluvy) |
| Digitálne kľúče (SALTO KS) a prístupové logy (vstupy) | Digitálne kľúče, meno, priezvisko, e-mail, logy vstupov (dátum, čas) | Klienti (FO), zamestnanci/ zástupcovia klientov (PO), návštevníci | Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), oprávnený záujem – bezpečnosť (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) | Počas členstva/trvania zmluvy |
| Prevádzka Wi-Fi siete | MAC adresa, IP adresa, názov zariadenia, čas pripojenia/odpojenia, technické údaje o potenciálne rizikovej aktivite | Používatelia Wi-Fi siete | Oprávnený záujem – bezpečnosť siete (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) | 7 dni |
| Bezpečnosť osôb a ochrana majetku (kamerový systém v Priestoroch Base) | Videozáznamy z kamerových systémov umiestnených v Priestoroch Base | Klienti (FO), zamestnanci/ zástupcovia klientov (PO), návštevníci Priestorov Base | Oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – ochrana osôb a majetku | 7 dni |
| Vedenie databázy klientov na účely evidencie záujemcov, administrácie klientov a opätovného oslovenia bývalých klientov | Meno, priezvisko, e-mail, telefón, názov spoločnosti, predmet záujmu, dátum posledného kontaktu | Potenciálni klienti, existujúci klienti, bývalí klienti | Potenciálni klienti: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR); Existujúci klienti: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR); Bývalí klienti: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR) | Potenciálni klienti: max. 3 roky od posledného kontaktu; existujúci klienti: počas trvania zmluvy, bývalí klienti: max. 3 roky od ukončenia zmluvy |
| Priama marketingová komunikácia (newsletter / pozvánky e‑mailom) | meno, priezvisko, e‑mail, údaje o otvoreniach a kliknutiach | Fyzické osoby, ktoré udelili súhlas na zasielanie marketingovej komunikácie | Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR + § 62 zák. 351/2011) | Do odvolania súhlasu / max. 3 roky |
| Marketing na základe oprávneného záujmu (propagácia podobných vlastných služieb existujúcim/bývalým klientom) | Meno, priezvisko, e-mail | Existujúci/bývalí klienti (fyzické osoby a kontaktné osoby klientov - právnických osôb) | Oprávnený záujem propagácii vlastných služieb, zlepšovaní kvality služieb a zisťovaní spokojnosti | Do námietky / max. 3 roky |
| Reportážne fotografie a video z akcií, eventov a podujatí organizovaných Spoločnosťou base4work | Obrazový a video záznam osôb, ktoré sa zúčastnia akcií, eventov a podujatí | Účastníci akcie, eventu, podujatia | Oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) – dokumentácia a propagácia | Aktívne použitie max. 2 roky, interný archív max. 3 roky (každoročný audit |
| Portrétne fotografie (individuálne zábery) z akcií, eventov a podujatí organizovaných Spoločnosťou base4work | Portrétna fotografia | Účastníci akcie, eventu, podujatia, ktorý poskytnú súhlas | Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) | Podľa súhlasu / max. 2 roky |
| Technické prevádzkové logy webu | IP adresa, dátum a čas prístupu, URL adresa, typ prehliadača (user agent) | Návštevníci Webu | Oprávnený záujem Spoločných prevádzkovateľov na zabezpečení funkčnosti, stability a bezpečnosti Webu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) | max. 13 mesiacov |
| Kontaktný formulár na Webe | meno, priezvisko, e‑mail, telefón, obsah správy | osoby, ktoré odošlú formulár na Webe | Oprávnený záujem na vybavení prijatých dopytov a zabezpečení efektívnej komunikácie (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) | max. 12 mesiacov od uzavretia komunikácie |
| Súbory cookies | Viď samostatná Cookies Policy | Návštevníci Webu | Viď samostatná Cookies Policy | Viď samostatná Cookies Policy |
| Prevádzka Klientskej zóny a doručovanie elektronických písomností | Prihlasovacie meno (e-mail), heslo (hash), história prihlásení, IP adresa, obsah správ/sťažností, rezervácie, vystavené faktúry, oznámenia Spoločnosti base4work, doručené dokumenty | Klienti (FO), zástupcovia/zamestnanci klienta (PO) | Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), zákonná povinnosť v oblasti účtovníctva (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) – iba faktúry | 10 rokov účtovné doklady; komunikačné logy 3 roky od uzavretia prípadu; prístupové logy 12 mes. |
Vaše osobné údaje spracúvame iba v minimálnom rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely špecifikované v týchto zásadách.
Vaše osobné údaje spracúvame iba v minimálnom rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely špecifikované v týchto zásadách. Spracovanie osobných údajov na účely poskytovania Služieb, vrátane rezervácií a zabezpečenia prístupu do Priestorov Base a garáže Sky Park Offices je nevyhnutné, aby sme mohli realizovať naše záväzky vyplývajúce z uzatvorených zmlúv, alebo návštevy Priestorov Base.
V prípade, ak spracúvame Vaše údaje na základe súhlasu, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať zaslaním e-mailu na adresu info@base4work.sk. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním
K našim oprávneným záujmom: Kamerové záznamy a technické údaje (Wi-Fi logy) spracúvame na základe nášho oprávneného záujmu, ktorým je zaistenie bezpečnosti osôb, ochrany majetku a prevádzky Priestorov Base a súvisiacej IT infraštruktúry. Pred začatím spracúvania sme dôkladne posúdili vyváženosť medzi našimi záujmami a Vašimi právami. Máte právo proti tomuto spracúvaniu kedykoľvek namietať.
Doplňujúce informácie o spracovaní osobných údajov v rámci aplikácií a kamerových systémov:
V súvislosti s návštevou a využívaním Priestorov Base a Služieb môžete prísť do kontaktu aj s aplikáciami a technológiami, ktoré zabezpečujú vstup do priestorov, rezervácie a ďalšie služby:
- Aplikácia SALTO KS: Mobilná aplikácia slúži ako digitálny kľúč na vstup do vybraných priestorov Base (napr. kancelárie, pracovné miesta, zasadacie miestnosti). Prostredníctvom aplikácie spracúvame meno, priezvisko, e-mailovú adresu a telefónne číslo klientov, zamestnancov/zástupcov klientov. Tieto údaje sú nevyhnutné na zabezpečenie fyzického prístupu do Priestorov Base v zmysle uzatvorenej zmluvy.
- Aplikácia Office RND (Aplikácia base4work): Táto aplikácia slúži na rezervácie zasadacích miestností, správu členstva, komunitnú komunikáciu a zdieľanie prevádzkových informácií medzi členmi coworkingu. Spracúvame výlučne údaje nevyhnutné na vytvorenie užívateľského prístupu, konkrétne meno, priezvisko a e-mailovú adresu klientov, ich zamestnancov alebo zástupcov.
- Aplikácia Sky Park Offices: Aplikácia slúži na vstup do budovy Jurkovičovej Teplárne a garáží Sky Park Offices. Na tento účel spracúvame meno, priezvisko, e-mailovú adresu a v prípade využívania parkovacej služby aj evidenčné číslo vozidla (ŠPZ). Uvedené údaje sú nevyhnutné na zabezpečenie prístupu do budovy a garáže podľa uzatvorenej zmluvy.
- Kamerové systémy v budove Jurkovičovej Teplárne a v garážach Sky Park Offices: Tieto kamerové systémy sú prevádzkované samostatne spoločnosťami uvedenými v článku 3 týchto Zásad. Spoločnosť base4work nemá prístup ku kamerovým záznamom z týchto systémov a nemá žiadny vplyv na ich spracúvanie. Pre uplatnenie Vašich práv týkajúcich sa kamerových záznamov kontaktujte priamo uvedené spoločnosti.
- Kamerové systémy v Priestoroch Base: Prevádzkovateľom kamerového systému v priestoroch Base sú výlučne Spoloční prevádzkovatelia. Kamerový systém slúži výhradne na zabezpečenie ochrany osôb a majetku.
V rámci Priestorov Base môžete využívať zdieľané tlačové služby. Pri používaní tlačiarne sa môžu v jej internej pamäti krátkodobo technicky ukladať dokumenty, ktoré môžu obsahovať aj vaše osobné údaje, ak sú tieto obsiahnuté v tlačených dokumentoch. Takto uložené údaje sú automaticky vymazávané bezprostredne po vykonaní tlačovej úlohy. Spoloční prevádzkovatelia nemajú prístup k obsahu tlačených dokumentov a nezachovávajú ani nevyužívajú takéto osobné údaje na žiadne iné účely.
Vaše osobné údaje nebudú použité na automatizované rozhodovanie ani na profilovanie.
- Kto môže mať prístup k Vašim osobným údajom?
K Vašim údajom majú prístup osoby poverené zo strany Spoločných prevádzkovateľov a tieto tretie subjekty:
- poskytovateľ IT podpory;
- poskytovatelia mobilných aplikácií (SALTO KS, Aplikácia base4work);
- poskytovateľ webhostingu;
- poskytovateľ platformy Microsoft SharePoint (interná správa dokumentov);
- externí účtovní, právni, daňoví poradcovia a audítori;
- marketingová agentúra a fotograf.
Okrem vyššie subjektov sa s Vašimi osobnými údajmi stretávajú aj spoločnosti zo skupiny Alto Real Estate, ktoré vlastnia a spravujú budovu Jurkovičovej teplárne a priľahlú garáž Sky Park Offices. Tieto spoločnosti vystupujú ako samostatní – prípadne spoloční – prevádzkovatelia a spracúvajú len nevyhnutné technické údaje súvisiace s prevádzkou objektu:
- Kamerové záznamy (na ochranu osôb a majetku).
- ŠPZ vozidiel a krátke prístupové logy potrebné na otvorenie rampy.
- Základné používateľské údaje z mobilnej aplikácie Sky Park Offices (e‑mail, digitálny kľúč), aby ste sa dostali do budovy v čase, keď recepcia Spoločnosti base4work nie je k dispozícii.
Okrem spoločností zo skupiny Alto Real Estate môžu mať k technickým údajom (kamerové záznamy, prístupové logy, ŠPZ pri vjazde do garáže) prístup aj ďalší spoluvlastníci alebo poverený správca objektu Sky Park Offices. Spracúvajú ich výlučne na účely ochrany osôb a majetku a plynulej prevádzky budovy. Podrobnejšie informácie o spracúvaní osobných údajov v objekte nájdete v zásadách spracúvania osobných údajov spoločnosťami v rámci skupiny Alto Real Estate.
Osobné údaje neposkytujeme ďalším subjektom, pokiaľ to nevyžaduje zákon.
- Prenos osobných údajov do tretích krajín
Vaše osobné údaje primárne neprenášame mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP).
Pri spracúvaní Vašich osobných údajov využívame služby niektorých overených poskytovateľov softvérových riešení typu SaaS („Software as a Service“), prostredníctvom ktorých zabezpečujeme naše interné procesy, ako aj poskytovanie služieb klientom. Všetci títo poskytovatelia vystupujú ako naši sprostredkovatelia a zmluvne garantujú dostatočnú ochranu osobných údajov v súlade s GDPR a platnou legislatívou. Medzi tieto SaaS služby patrí najmä:
- Aplikácie base4work (viď vyššie)
- SALTO KS (viď vyššie)
- Microsoft 365 (SharePoint, Outlook) – interná komunikácia a správa dokumentov.
Osobné údaje spracované v rámci týchto platforiem sú uložené prevažne na území EÚ. Ak sú údaje ukladané mimo EÚ (napríklad u globálnych poskytovateľov ako Microsoft), prenos je zabezpečený štandardnými zmluvnými doložkami (SCC) schválenými Európskou komisiou, čo zaručuje primeranú ochranu v súlade s GDPR.
- Aké sú Vaše práva?
GDPR Vám priznáva značný rozsah práv, ktoré rešpektujeme a umožníme Vám uplatňovať ich v plnom rozsahu. V rámci uplatnenia Vašich práv ste oprávnení najmä:
- na informácie a oznámenia, ktoré sa týkajú spracúvania, a to v stručnej, transparentnej, zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme, formulované jasne a jednoducho a poskytnuté písomne alebo inými prostriedkami a v prípade potreby elektronickými prostriedkami,
- na prístup k Vašim osobným údajom,
- na opravu Vašich osobných údajov,
- na výmaz Vašich osobných údajov,
- na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov,
- právo na oznámenie, že Vaše osobné údaje boli opravené, vymazané alebo ich spracúvanie bolo obmedzené,
- právo namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ak je spracúvanie realizované na základe oprávneného záujmu.
Máte tiež právo na prenosnosť údajov, ktoré ste nám poskytli a ktoré spracúvame na základe vášho súhlasu alebo na základe zmluvy. Na základe vašej žiadosti vám tieto údaje poskytneme v bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte alebo ich prenesieme priamo ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné.
V prípade uplatnenia práva na namietanie spracúvania Vašich osobných údajov máme právo zvážiť opodstatnenosť Vášho nároku a to predovšetkým s ohľadom na prípadnú existenciu a pretrvávanie právneho základu spracúvania osobných údajov.
- Kde si Vaše práva môžete uplatniť?
V otázke spracúvania osobných údajov a uplatnenia Vašich práv podľa GDPR sa môžete na ktoréhokoľvek zo Spoločných prevádzkovateľov kedykoľvek obrátiť, napr.:
- zaslaním e-mailovej správy na e-mailovú adresu: info@base4work.sk; alebo
- zaslaním listu na poštovú adresu: Digital Park II, Einsteinova 25, Bratislava - mestská časť Petržalka 851 01.
Našim záujmom je snažiť sa zodpovedať akékoľvek Vaše otázky a vyriešiť akúkoľvek sťažnosť súvisiacu so spracúvaním Vašich osobných údajov. Ak však máte pocit, že sme Vašu sťažnosť nevyriešili, berte na vedomie, že máte právo sťažovať sa na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom na adrese: Námestie 1. mája, 811 06 Bratislava, webové sídlo: www.dataprotection.gov.sk/uoou/ alebo úradu na ochranu osobných údajov v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu alebo mieste výkonu Vašej práce.
Tieto pravidlá spracúvania osobných údajov môžu byť jednostranne kedykoľvek doplnené alebo zmenené. O prípadných zmenách Vás budeme elektronicky alebo písomne informovať.
Dátum 17.7.2025
base4work s.r.o.
Penta Real Estate, s.r.o.